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Richtlinien der Evangelischen Kirche in Deutschland
zur Sicherungsverfilmung von kirchlichem Archivgut
(Anlage 3 zu § 1 Abs. 4 Archiv- und Archivbenutzungsordnung)

Vom 18. Februar 1984

(ABl. EKD 1984 S. 89)

Der Rat der Evangelischen Kirche in Deutschland hat gemäß Artikel 9 f) der Grundordnung der EKD in seiner Sitzung am 18. Februar 1984 die nachstehend veröffentlichten Richtlinien erlassen.
Die kirchlichen Körperschaften, Werke und Einrichtungen (im Folgenden Archivträger genannt) sind verpflichtet, ihr Archivgut zu erhalten und gegen Verlust und Beschädigung zu sichern. Von wesentlicher Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Sicherungsverfilmung.
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1. Begriffsbestimmung

Die Sicherungsverfilmung ist von der Ersatz- und der Arbeitsverfilmung zu unterscheiden.
1.1 1 Die Sicherungsverfilmung von Archivgut dient dem Zweck, Kulturgut insbesondere im Katastrophenfall dadurch vor dem Untergang oder Verlust zu schützen, dass über Film eine Zweitüberlieferung hergestellt und diese so gesichert wird, dass sie einen Schadens- oder Katastrophenfall überdauern und an die Stelle des originalen Archivgutes treten kann. 2 Bund und Länder der Bundesrepublik Deutschland haben die Sicherungsverfilmung in einschlägigen Bestimmungen als besonders geeignete Sicherungsmaßnahme vorgeschrieben.
1.2 Bei der Ersatzverfilmung handelt es sich um ein in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung benutztes Verfahren, Schriftgut, das lediglich befristet aufzubewahren ist, aus praktisch-organisatorischen Gründen zu verfilmen und im Original zu vernichten.
1.3 1 Die Arbeitsverfilmung dient zur Herstellung von Filmduplikaten, die an Stelle des originalen Schriftgutes benutzt werden sollen. 2 In der Regel wird sie bei wertvollem oder bereits beschädigtem Archivgut aus konservatorischen Gründen angewandt.
3 Die unterschiedliche Zielsetzung führt in der Praxis schon aus Kostengründen zur Verwendung von Materialien und Verfilmungsverfahren unterschiedlicher Qualität und ist daher zu beachten.
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2. Zuständigkeit und Kosten

1 Zuständig für die Sicherungsverfilmung sind die Archivträger. 2 Im Regelfall werden nur landeskirchliche Archive oder entsprechende Einrichtungen im diakonischen Bereich in der Lage sein, eigene Filmstellen einzurichten oder Auftragsarbeiten sachgerecht zu vergeben und zu überwachen. 3 Für die Auswahl des zu verfilmenden Archivgutes sollten angesichts der Kosten die zentralen archivischen Einrichtungen im Rahmen ihrer Fachaufsicht zu Rate gezogen werden.
4 Die Kosten der Sicherungsverfilmung tragen in erster Linie die Archivträger.
5 Im staatlichen Raum werden sämtliche Sicherungsmaßnahmen zum Schutze von Kulturgut im Auftrag des Bundes von den Ländern ausgeführt, wobei der Bund über das Bundesamt für Zivilschutz die Kosten trägt.
6 Da die Länder in eigener Zuständigkeit darüber entscheiden, ob nichtstaatliche Archivbestände in die eigene Sicherungsverfilmung einbezogen oder Mittel für entsprechende Maßnahmen anderer zur Verfügung gestellt werden, bedarf es besonderer Verhandlungen zwischen den zuständigen kirchlichen und staatlichen Dienststellen in den einzelnen Ländern, um Zuschüsse für die jeweilige kirchliche Sicherungsverfilmung zu erhalten.
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3. Auswahl des Verfilmungsgutes

3.1 Katalog der zu verfilmenden Archivalien
Ein detaillierter Katalog der für die Verfilmung in Frage kommenden Archivalien wird vom Verband kirchlicher Archive veröffentlicht.
3.2 Dringlichkeitsstufen
1 Zweckmäßig ist es, das Archivgut für die Verfilmung in drei Dringlichkeitsstufen einzuteilen. 2 Vorrang bei der Verfilmung genießt die Dringlichkeitsstufe 1. 3 Sie umfasst
100 % der Findbehelfe (Repertorien, Karteien usw.), der Urkunden und handgezeichneten Karten und Pläne, der Kirchenbücher bis einschließlich 1875, sonstiger Amtsbücher bis 1800, der Protokolle leitender Organe (Konsistorial-, Synodalprotokolle usw.) bis zur Veröffentlichung im Druck
30 % der Akten vor 1800
20 % der Akten und Amtsbücher nach 1800.
4 Die Dringlichkeitsstufe 2 umfasst die restlichen 70 % der Akten vor 1800, die Dringlichkeitsstufe 3 das übrige Archivgut.
3.3 Auswahlkriterien
1 Außerdem sind folgende Auswahlkriterien zu berücksichtigen:
  1. Die Zuordnung von Archivgut zur Dringlichkeitsstufe 1 sollte provenienz- und strukturgerecht für zusammenhängende, geschlossene Bestände, Fonds usw. gefällt werden. 2 Die Auswahl von Einzelstücken ist in der Regel nicht durchführbar.
  2. Bestände mit überregionaler Bedeutung genießen Vorrang.
  3. Archivgut der mittleren und lokalen Ebene ist in Auswahl zu berücksichtigen.
  4. Die Auswahl soll einen repräsentativen Querschnitt in zeitlicher, regionaler und sachlicher Hinsicht unter Berücksichtigung der Eigenart der jeweiligen Archive anstreben und Einseitigkeiten vermeiden.
  5. Der Ordnungszustand stellt kein entscheidendes Kriterium dar.
2 Wichtige Bestände können, auch wenn sie ungenügend geordnet sind, nicht längere Zeit zurückgestellt werden. 3 Hauptzweck der Sicherungsverfilmung ist die Sicherung des Archivalieninhalts.
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4. Benutzung der Sicherungsfilme

1 Die Sicherungssfilme sind grundsätzlich von der Benutzung ausgeschlossen. 2 Von ihnen darf nur je eine Kopie für weitere Zwecke angefertigt werden.
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5.

Technische Empfehlungen zur Sicherungsverfilmung und Lagerung der Sicherungsfilme werden vom Verband kirchlicher Archive veröffentlicht.