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Ausführungsbestimmung
zu § 30 Haushaltsordnung
über die Vergabe von Aufträgen
für Lieferungen und Dienstleistungen

vom 8. Dezember 2020

(GVBl. Bd. 21 S. 93)

Das Moderamen der Gesamtsynode erlässt aufgrund von § 82 des Kirchengesetzes über das Haushalts-, Kassen-, Rechnungs- und Prüfungswesen der Evangelisch-reformierten Kirche (Synode evangelisch-reformierter Kirchen in Bayern und Nordwestdeutschland) (Haushaltsordnung) vom 17. November 2005 in der Fassung vom 27. November 2008 (Gesetz- u. Verordnungsbl. Bd. 19 S. 86) folgende Ausführungsbestimmung zu § 30 der Haushaltsordnung:
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  1. Anwendung der VOL/A
    1.1
    Die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen ohne Bauleistungen erfolgt gemäß § 30 der Haushaltsordnung entsprechend der VOL/A nach den Bestimmungen dieser Ausführungsbestimmungen.
    1.2
    In entsprechender Anwendung von § 3 Absatz 5 Buchst. i) VOL/A ist eine freihändige Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen ohne Bauleistungen bis zu den in den Ziff. 3 und 4 festgelegten Wertgrenzen zulässig.
  2. Vorarbeiten
    2.1
    Vor jeder Vergabe von Aufträgen oder jeder Anschaffung ist deren Notwendigkeit zu prüfen. Sie dürfen nur erfolgen, soweit sie für die Erledigung der Dienstgeschäfte notwendig sind und Haushaltsmittel (neben den Anschaffungskosten sind auch die Folgekosten wie Abschreibungs-, Wartungs- und Unterhaltungskosten zu berücksichtigen) in ausreichender Höhe zur Verfügung stehen. Dabei sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
    2.2
    Vor einer Beauftragung sind zunächst die Anforderungen an die Leistungen zu beschreiben. Dieses ist in geeigneter Weise zu dokumentieren und bildet die Grundlage für die Vergabe.
    2.3
    Zuverlässigkeit sowie Liefer- und Leistungsfähigkeit sind Grundanforderungen an die Qualität des Lieferanten. Daneben können weitere ökologische, soziale, ethische und qualitative Anforderungen wie z.B. Tariftreue, Betriebshaftpflichtversicherung, Bescheinigung des Finanzamtes über die Entrichtung von Steuern, Referenzliste, Qualitätssicherungsverfahren wie ISO, Öko-Audit, E-MAS-Zertifizierung, IT-Sicherheit benannt werden. Diese Anforderungen können als Grundsätze erstellt werden.
  3. Vergabe von Einzelaufträgen
    3.1
    Aufträge bis zu einem Wert von 1.500,00 €:
    Bei diesen Aufträgen ist eine unmittelbare Vergabe nach Abgleich mit den gängigen Marktpreisen zulässig.
    3.2
    Aufträge über einen Wert von 1.500,01 € bis zu 5.000,00 €:
    Mindestens zwei geeignete Unternehmen sollen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die Angebote sind gegeneinander und mit gängigen Marktpreisen abzugleichen. Unter besonderen Bedingungen kann ein Angebot ausreichend sein, etwa wenn nur ein Unternehmen existiert und seine Produkte ausschließlich selbst anbietet.
    3.3
    Aufträge über einen Wert von 5.000,01 € bis zu 50.000,00 €:
    Nach Markterkundung sind mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes auf der Grundlage identischer Leistungsbeschreibungen aufzufordern. Die Leistungsbeschreibung hat eine möglichst genaue Beschreibung des Auftragsgegenstandes zu enthalten, jedoch neutral, d.h. ohne Verwendung geschützter Markennamen oder Nennung eines bestimmten Herstellers, es sei denn, es kommt, unbeschadet der Bietervielfalt, nur ein bestimmtes Produkt in Betracht.
    Die Angebote sind vertraulich abzugeben und dürfen den anderen Bietern nicht zur Kenntnis gegeben werden.
    Mit dem ausgewählten Bieter kann über den Inhalt des Angebotes (z.B. die Art der Ausführung) und weitere Rabatte verhandelt werden, nicht jedoch mit den unterlegenen Bietern.
  4. Vergabe von regelmäßig wiederkehrenden Leistungen
    Bei der Vergabe von regelmäßig wiederkehrenden Leistungen und Beschaffungen (wie z.B. Büromöbelbeschaffungen, Verbrauchsmaterialien, Druckaufträge etc.) können zeitlich befristete Rahmenverträge abgeschlossen werden.
    Hierzu wird eine Musterleistungsbeschreibung erstellt, welche die üblichen, wiederkehrenden Leistungen und Aufträge darstellt. Für die Ausschreibung gilt Ziff. 3.3 entsprechend.
    Der Anbieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot erhält für einen Zeitraum von zwei Jahren die Zusage, im Wege der Direktvergabe Aufträge über die entsprechenden Leistungen zu erhalten.
    Das Verfahren ist alle zwei Jahre zu wiederholen.
  5. Dokumentationspflichten:
    Die Notwendigkeit der Beschaffung, die zu Grunde gelegten Qualitätsanforderungen, die Art und Weise der Markterkundung und die vorgelegten Angebote sind zu dokumentieren.
  6. Diese Ausführungsbestimmungen treten am 1. Januar 2021 in Kraft.