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Allgemeine Verwaltungsanordnung
des Landeskirchenrates
über die Ordnung der Akten
in den Kirchengemeinden
und Bezirkskirchenverbänden
in der Evangelisch-reformierten Kirche
in Nordwestdeutschland
(Aktenordnung)

vom 17. März 1988

(GVBl. Bd. 15 S. 216)

Zur Übernahme der in der Evangelischen Kirche in Deutschland erarbeiteten Schriftgutordnung mit Aktenplan bestimmt der Landeskirchenrat gemäß § 101 Abs. 1 der Kirchenverfassung mit Zustimmung des Landeskirchenvorstandes:
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I. Allgemeines

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§ 1
Zweck der Schriftgutordnung

Die Schriftgutordnung stellt Grundsätze für eine einheitliche, zweckmäßige und rationelle Verwaltung des Schriftgutes auf. Sie soll die Zuordnung und Ablage des Schriftgutes regeln, seine Auffindbarkeit gewährleisten und beschleunigen. Nachfolger im Amt sollen eine gewohnte und vertraute Ordnung vorfinden. Die Kontinuität der Aktenordnung wird damit sichergestellt und die Amtsführung erleichtert. Andere Ablageordnungen sind nicht statthaft.
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§ 2
Geltungsbereich

Die Schriftgutordnung gilt für die Kirchengemeinden und Bezirkskirchenverbände sowie deren Einrichtungen. Sie ist eine Rahmenordnung, die den jeweiligen speziellen Erfordernissen angepasst werden kann (vgl. Ausführungsanweisung 2.3).
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II. Ordnung des Schriftgutes

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§ 3
Schriftgutarten

Es werden unterschieden:
(1)
Akten
Akten sind chronologisch geordnete und geheftete Schriftguteinheiten über zeitlich und sachlich begrenzte Vorgänge. Sie gliedern sich in:
  1. Generalakten oder Hauptakten (Generalia)
    (Schriftgut von allgemeiner und grundsätzlicher Bedeutung)
  2. Spezialakten oder Einzelakten (Spezialia)
    (Schriftgut zu konkreten Einzelfällen)
(2)
Sonstiges Schriftgut, Bild- und Tondokumente
Urkunden (z. B. Verträge, Satzungen u. ä.)
Amtsbücher und Karteien
Kassenbücher, Jahresrechnungen
Karten, Pläne, Zeichnungen, Risse
Amtsdrucksachen (z. B. Gesetzessammlungen, Amtsblätter, Rundschreiben u. ä.)
Datenträger und Datenerfassungsbelege
Dokumentationsmaterial wie Filme, Mikrofilme, sonstige Bild- und Tonträger
(3)
Weglegesachen
Bei Weglegesachen handelt es sich um Schriftgut mit befristetem Informationsgehalt. Es hat weder Erinnerungs- noch Beweiswert, kann kurzfristig aufbewahrt oder sofort vernichtet werden (z. B. Einladungen, Werbematerial u. ä.; vgl. Aufbewahrungsfristen).
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§ 4
Aktenplan1#

(1)
Aufbau des Aktenplanes
Aktenbildung und -ordnung erfolgen nach dem Aktenplan. Er bestimmt die systematische Ordnung der Akten nach Sachbereichen und gibt zugleich die Stellfolge der Akten im Aktenschrank oder in sonstigen Behältnissen vor. Der vorliegende neue Aktenplan (Anlage II)2# bezieht den bisher gültigen Aktenplan der EKD von 1950 ein und ergänzt ihn nach praktischen Erfordernissen. Er gliedert sich in:
Hauptgruppen
– einstellig:
1
Gruppen
– zweistellig:
11
Akten
– dreistellig:
111
Unter- bzw. Nebenakten
– vier- und mehrstellig:
111-1   111-1.1
Die Aktenzeichen dieses Aktenplanes können bis zur dritten Stelle mit denen des Aktenplanes der Gesamtkirche in Übereinstimmung gebracht werden. Die Landeskirche hätte damit einen „Vertikalen Einheitsaktenplan“, der die Schriftgutverwaltung insgesamt vereinfacht und erleichtert.
(2)
Ergänzung des Aktenplanes
Der Aktenplan kann unter Beachtung der Systematik an jeder Stelle ergänzt werden (vgl. Ausführungsanweisung 2.4).
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§ 5
Anwendung des Aktenplanes

(1)
Zuordnung
Schriftgut ist bei Entstehung oder Eingang nach dem Aktenplan einem bestimmten Aktenbetreff zuzuordnen und mit dem vorgegebenen Aktenzeichen zu versehen. Sachzusammenhang und Ablageort sind damit von vornherein festgelegt (vgl. Ausführungsanweisung 2.1).
(2)
Aktenanlage
Aktenbände, Aktenhefter oder Trennblätter im Ordner zu einem bestimmten Aktenzeichen werden nur dann angelegt, wenn entsprechendes Schriftgut anfällt. Die Beschriftung der Ordnungsmittel (Hefter, Trennblätter, Ordner) muss die Formulierungen des Aktenplanes exakt wiedergeben. Es entstehen sonst Abgrenzungsschwierigkeiten zwischen den Aktenbetreffen und damit Zweifel bei der Ablage.
(3)
Aktenverzeichnis
Über bestehende Akten ist ein Aktenverzeichnis zu führen, dem der Ordnung des Aktenplanes entsprechend Titel, Zahl der Aktenbände und Standort zu entnehmen sind (vgl. Ausführungsanweisung 5.5).
(4)
Farbe der Ordnungsmittel
Der Aktenplan gliedert sich wie bisher in fünf Hauptgruppen. Die Ordnungsmittel (Hefter, Mappen, Ordner) sollten sich ebenfalls wie bisher durch fünf Grundfarben voneinander unterscheiden.
Hauptgruppe 1 = rot
Hauptgruppe 2 = grün
Hauptgruppe 3 = blau
Hauptgruppe 4 = orange
Hauptgruppe 5 = gelb
(5)
Handakten
Handakten sind persönliche Arbeitshilfen (Notizen, Musterentwürfe, Hinweise auf Rechtsquellen, Verordnungen, Amtsblattauszüge u. ä.). Sie dürfen keine dienstlichen Schriftstücke enthalten und sind nicht Bestandteil der amtlichen Registratur.
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§ 6
Einordnen des Schriftgutes (Ablage)

(1)
Aktenzeichen
Die Einordnung des Schriftgutes in die Schriftgutbehälter (Akten, Ordner u. ä.) erfolgt nach dem Aktenzeichen.
(2)
Chronologie
Das Schriftgut wird chronologisch nach dem Tag des Einganges (Datum des Eingangsstempels) bzw. dem Tag der Ausfertigung (bei eigenen Schreiben) eingeheftet.
(3)
Heftart
Die Heftung kann auf zweierlei Art geschehen:
Behördenheftung:
von links nach rechts, Buchform, der neueste Vorgang ist hinten;
Wirtschaftsheftung:
von rechts nach links, der neueste Vorgang liegt vorn.
Im allgemeinen wird die Wirtschaftsheftung als praktischer und die Behördenheftung als logischer gewertet. In jedem Falle sollte die Heftart innerhalb einer Verwaltungseinheit einheitlich sein.
(4)
Paginierung
Bei Akten von besonderer Bedeutung (z. B. Personalakten, Akten über Rechtsstreitigkeiten u. ä.) können zur Sicherheit und zur Kontrolle der Vollständigkeit die Seiten numeriert (paginiert) werden.
(5)
Erledigungskontrolle
Schriftgut darf nur abgelegt werden, wenn es bearbeitet ist. Aus Gründen der Arbeitssicherheit empfiehlt es sich, dafür einheitliche, verwaltungsübliche Merkmale zu verwenden wie:
z. d. A.
=
zu den Akten (ggf. ergänzt durch den Hinweis „erledigt durch Schreiben vom“ …)
Wv.
=
Wiedervorlage am …
(6)
Direkte Ablage
Schriftgut soll nach Bearbeitung möglichst sofort in die entsprechenden Ordnungsmittel (Hefter, Ordner u. ä.) abgelegt werden. Vorläufige Sonder- oder Nebenablagen sollten unterbleiben. Sie verursachen Doppelarbeit und erhöhten Suchaufwand (vgl. Ausführungsanweisung 3.).
(7)
Wiedervorlage (Erinnerung)
Wenn an die Weiterbearbeitung oder die endgültige Erledigung eines Vorganges, an die Weiterverfolgung einer Sache oder an eine regelmäßig wiederkehrende Verpflichtung o. ä. erinnert werden soll, müssen die betreffenden Schreiben aus der Schriftgutablage wieder vorgelegt werden. Solche Vorgänge werden mit Betreff und Aktenzeichen unter dem bestimmten Datum im Tischkalender notiert. Keinesfalls sollen diese wiedervorzulegenden Vorgänge außerhalb der Ablage (Registratur) aufbewahrt werden (vgl. Ausführungsanweisung 3.1).
(8)
Mischschriftgut
Betrifft der Inhalt eines Schreibens mehrere Sachverhalte bzw. mehrere Akten (sogenanntes Mischschriftgut), so wird es nach seinem Hauptinhalt zugeordnet. Erforderlichenfalls können in mitbeteiligten Akten Kopien oder Hinweise aufgenommen werden. Dies ist auf dem Original zu vermerken.
(9)
Verwahrung besonders wichtigen Schriftgutes.
Urkunden und sonstige Schriftstücke, die zum Beweis von Rechten und Rechtsverhältnissen dienen (Grundstücks-, Kauf-, Darlehns- und Bürgschaftsverträge, Wertpapiere, Sparbücher u. ä.), sind nicht im Original in die Akten einzuordnen, sondern besonders gesichert aufzubewahren. In die betreffenden Sachakten sind Kopien mit Vermerk über Aktenzeichen und Lageort der Originale abzulegen. Die Urkunden sollen in einem feuersicheren oder zumindest feuergeschützten Metallschrank aufbewahrt werden.
(10)
Lagerung von Schriftgut besonderer Beschaffenheit.
Schriftgut, das wegen seiner äußeren Beschaffenheit (Größe, Form, Material u. ä.) nicht in üblichen Ordnungsmitteln aufbewahrt werden kann, ist in der Registratur neben den Akten, zu denen es sachlich gehört, mit dem entsprechenden Aktenzeichen versehen, in schützenden Behältern aufzustellen.
(11)
Briefmarken und Poststempel
Briefmarken und Poststempel dürfen aus den Aktenunterlagen nicht entfernt werden. Auch Rechnungsbelege, die alte Poststempel aufweisen und deshalb einen Sammelwert besitzen, sind als Archivstücke zu betrachten und dürfen deshalb ebenfalls nicht entfernt oder vernichtet werden. Anträgen von Philatelisten auf Aushändigung und Überlassung solcher Postwertzeichen darf nicht entsprochen werden.
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§ 7
Ordnungsmittel

Über die zweckmäßige Auswahl der Ordnungsmittel (Ordner, Hefter, Mappen, Schränke u. ä.) gibt die Anlage IV3# Auskunft.
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§ 8
Akteneinsicht

Akten sind grundsätzlich nur für den Dienstgebrauch bestimmt. Privatpersonen ist keine Einsicht zu gestatten. 3 Aktenauskünfte an Außenstehende bedürfen – mit Ausnahme von Bagatellfragen – der Genehmigung des Leiters des Amtes oder der Dienststelle. Für die Einsicht in Personalakten gelten besondere Regelungen (vgl. § 9).
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§ 9
Besonders vertrauliches Schriftgut

Personalakten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. (Näheres regelt die Personalaktenordnung).
Schriftgut über Angelegenheiten, die dem Pfarrer als Seelsorger anvertraut werden, gehört nicht in die pfarramtliche Schriftgutablage. Es ist streng vertraulich zu behandeln und unter Verschluss zu halten.
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III. Ordnung des Altschriftgutes

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§ 10
Altablage (Reponie)

(1)
Aussonderung
Akten, die für den laufenden Dienstbetrieb nicht mehr oder nur noch selten benötigt werden, sind als Altakten mit – A – zu kennzeichnen und in die Altablage (Reponie) zu überführen. Das gleiche gilt für Akten und Ordner, deren Fassungsvermögen erschöpft ist. Auf den laufenden Akten sind Vorbände, deren Laufzeit und Standort zu vermerken. Gefüllte Aktenbände sind nach Möglichkeit zum Jahres- oder Halbjahresende abzuschließen.
(2)
Stellordnung
Das Schriftgut ist in der Altablage nach der gleichen Stellordnung wie das laufende, aktuelle Schriftgut (sog. „deckungsgleiche Stellordnung“) aufzubewahren (vgl. Ausführungsanweisung 5.3).
(3)
Lagerung
Das Altschriftgut, auch solches von besonderer Beschaffenheit, ist sachgemäß zu lagern und pfleglich zu behandeln. Es ist vor Feuchtigkeit, Feuer, sonstigen schädigenden Einwirkungen und vor Entwendung unbedingt zu schützen (vgl. auch § 6 Abs. 9 u. § 6 Abs. 10).
(4)
Aufbewahrung
Die Aufbewahrung des Schriftgutes wird in den Aufbewahrungsrichtlinien besonders geregelt.
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IV. Übergangs- und Schlussbestimmungen

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§ 11
Kontinuität in der Schriftgutordnung

Schriftgut, das bisher nicht nach dem Aktenplan der EKD von 1950 geordnet wurde, ist möglichst nach dem vorliegenden Aktenplan (Anlage II) zu ordnen (vgl. Ausführungsanweisung 5.).
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§ 12
Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am 1. Mai 1988 in Kraft.
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Anlage I

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Ausführungsanweisung zur Schriftgutordnung

Zur Ausführung der Schriftgutordnung weisen wir auf folgendes hin:
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1. Zuordnungsgrundsätze

1.1
Sachprinzip
Die Zuordnung des Schriftgutes (Feststellung des Aktenbetreffes und Festlegung des Aktenzeichens auf Schreiben) erfolgt nach dem Sachprinzip. Dies bedeutet, dass nicht formale äußere Merkmale wie Absender, Name, Ortsname, Institution, Firma oder ähnliches, sondern allein der sachliche Inhalt des Schriftgutes für die Zuordnung maßgebend ist.
Beispiele:
  1. Bürgerliche Gemeinde schreibt betreffend Mitbenutzung des kirchlichen Gemeindesaales. Dieser Vorgang betrifft primär den Gemeindesaal und nicht die Beziehung zur politischen Gemeinde. Folglich gehört er in die Akte 521 (Gemeindesaal) und nicht in die Akte 181 (Beziehung zur politischen Gemeinde). In die Akte 181 kann man ggf. eine Durchschrift heften.
  2. Einladung zum Pastorenkonvent gehört in die Akte 144 (Pastorenkonvent) und nicht etwa in die Akte 140 (Bezirkskirchenverband) oder 142 (Bezirksvorsitzende).
  3. Schriftwechsel mit der bürgerlichen Gemeindeverwaltung über Baulastablösung für die Kirche gehört in die Akte 511 (Kirche) und nicht in die Akte 503 (Baulastablösungen im allgemeinen, die über den Einzelfall hinausgehen).
  4. Schriftwechsel über die Schenkung eines Gebäudes gehört je nach Gebäudeart in eine Akte von 511 bis 560 und nicht in die Akte 462 (Schenkungen). In die Akte 462 kann allenfalls eine Kopie oder ein Hinweis auf den Vorgang geheftet werden.
  5. Vorgänge, die Kindergartenpersonal betreffen, werden in die Akte 235–4 und nicht in die Akte 521 (Bauangelegenheiten des Kindergartens) abgelegt. Alle Vorgänge, welche die Aufgabenerfüllung des Kindergartens zum Inhalt haben, gehören in die Akte 352–1 (Arbeit im Kindergarten).
  6. Vorgänge betreffend Kirchenmusik werden in die Akte 307 (Kirchenmusik) und nicht in die Akte 231 (Kirchenmusiker) abgelegt.
  7. Vorgänge betreffend Gottesdienstordnung werden in die Akte 301 (Gottesdienst) und nicht in die Akte 511 (Kirche) abgelegt. Selbstverständlich kann man für die Vorgänge betr. die Gottesdienstordnung auch eine eigene Akte bilden (z. B. 301–1).
1.2
Serienvorgänge
Sachlich gleichartige Vorgänge können – wenn es zweckmäßig ist – alphabetisch oder numerisch geordnet werden (nach Namen, Ortsnamen, bei sich wiederholenden Ereignissen wie z. B. Tagungen nach laufenden Nummern o. ä.).
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2. Aktenplan

2.1
Anwendung des Aktenplanes
Bei der Zuordnung von Schriftgut nach dem Aktenplan (Auffinden des richtigen Aktenzeichens) empfiehlt sich folgende Methode: Man geht deduktiv vor, d. h. vom Allgemeinen zum Speziellen.
Man fragt:
zu welcher Hauptgruppe gehört
ein Vorgang
1 – 2 – 3 – 4 – 5?
zu welcher Gruppe
10 – 11 – 12 – 13 – etc.?
zu welcher Akte
100 – 101 – 102 – 103 etc.?
zu welcher Nebenakte
100-1 – 100-2 – 100-3 etc.?
Grundsatz: Man muss stets die zutreffendste Akte heraussuchen.
Beispiel:
Schreiben betreffend Anstellung eines Jugendwartes. Die Hauptgruppen 1, 3, 4 und 5 scheiden aus; es bleibt Hauptgruppe 2. Deren Untergruppen 20, 21, 22, 24 und 25 kommen ebenfalls nicht in Frage. Somit gelangt man zu Untergruppe 23 und von da aus zum Sachaktenbereich 235. Die zutreffende Akte ist 235-2, da 235 zu allgemein wäre.
2.2
Stichwortverzeichnis
Das Stichwortverzeichnis dient dazu, die Aktenbezeichnungen im Aktenplan schneller zu finden. Es empfiehlt sich aber dringend, die Schreiben nicht nur nach dem Stichwortverzeichnis auszuzeichnen (Aktenzeichen auftragen), sondern die jeweilige Aktengruppe zu prüfen, ob die zutreffendste Akte auch wirklich gefunden ist.
2.3
Anwendung des Aktenplanes durch die Bezirke
Das bei den Bezirken sowie bei kirchlichen Dienststellen anfallende Schriftgut ist ebenfalls nach diesem Aktenplan zu ordnen. Für grundsätzliche und gemeindeübergreifende Angelegenheiten gelten die gleichen Aktentitel und Aktenzeichen wie für die Kirchengemeinden. Für konkrete gleichartige Einzelvorgänge, welche die zum Bezirk gehörenden Gemeinden im einzelnen betreffen, empfiehlt es sich, Einzelakten als Aktenserien unter dem betreffenden Aktenzeichen alphabetisch nach Namen der Gemeinden zu bilden. Die Gemeinden können auch mit laufenden Nummern gekennzeichnet werden.
Beispiele:
Man legt jeweils eine Generalakte an, in der Schriftgut abgelegt wird, das alle zum Bezirk gehörigen Gemeinden unter dem jeweiligen Sachgesichtspunkt gleichermaßen betrifft.
Muster:
Az. 100
Kirchengemeinden im allgemeinen (Gründung, Gebiet, Teilung, Umpfarrung, Bekenntnis u. a.)
Az. 100/A–Z/Nr.
Desgleichen; jedoch für jede Gemeinde eine besondere Akte oder Trennblatt-Rubrik nach Alphabet oder laufender Nummer.
Das gleiche Schema kann angewendet werden bei:
Az. 131/A–Z/Nr.
Organe der Kirchengemeinden
Az. 200/A–Z/Nr.
Urlaub und Dienstbefreiung der Pfarrer, Krankheit, Fort- und Weiterbildung etc.
Az. 202/A–Z/Nr.
Pfarrstellen (Errichtung, Besetzung, Vakanz, Vertretung, Pfarrdienstordnung etc.)
Az. 235/A–Z/Nr.
Mitarbeiter in den Gemeinden (außer Pfarrer und gesamtkirchliche Mitarbeiter)
Az. 330/A–Z/Nr.
Religions- und Konfirmandenunterricht
Az. 411/A–Z/Nr.
Grundvermögen
Az. 491/A–Z/Nr.
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
Az. 501/A–Z/Nr.
Bauwesen.
2.4
Ergänzung des Aktenplanes und Anlage neuer Akten
Der Aktenplan ist an jeder Stelle ergänzbar. Zu den im Aktenplan genannten Aktenbetreffen werden die Akten (Hefter oder Trennblätter) nur bei Bedarf angelegt, d. h. erst wenn entsprechendes Schriftgut anfällt.
Von diesen Aktenbetreffen können jederzeit sogenannte abgeleitete oder Nebenakten gebildet werden. Dies gilt besonders für die in der Hinweisspalte genannten Betreffe, für die bei Bedarf jederzeit eine selbstständige Akte angelegt werden kann.
Auch die dreistelligen unbesetzten Aktenzeichen im Aktenplan können verwendet werden, wenn neue Aufgaben entstehen und das dabei erwachsende Schriftgut bereits vorhandenen Aktengruppen nicht systemgerecht zuzuordnen ist.
Maßgebende Entscheidungskriterien für die Anlage von selbstständigen Akten (Hefter, Trennblätter) sind:
  1. die Menge des Schriftgutes über eine Sache
  2. die Vielschichtigkeit, Kompliziertheit und Bedeutung einer Sache
  3. die Eigenständigkeit einer Sache.
Grundsatz: Ist die Anzahl von Schriftstücken zu einer Sache gering, so sollte möglichst keine eigene Akte angelegt werden, es sei denn, die Sache sei besonders wichtig. Ebensowenig sollten aber in Akten allzu unterschiedliche Sachverhalte zusammengefasst werden.
Beispiel:
Man kann eine allgemeine Akte anlegen über das Sektenwesen:
Akte 174 (Sekten allgemein).
Man kann neben dieser allgemeinen Akte auch sogenannte abgeleitete Akten anlegen, wenn beispielsweise Schriftgut über folgende Sekten größeren Umfang annimmt:
Akte 174-1 (Adventisten)
Akte 174-2 (Zeugen Jehovas).
Sachvorgänge können als Hefter (Akten) angelegt oder auch durch Trennblätter in Ordnern differenziert werden. In jedem Falle sollte sachlich eng zusammengehörendes Schriftgut in den Ordnern zumindest auf kleine Heftstreifen geheftet werden, damit das Schriftgut zu den einzelnen Aktenbetreffen voneinander getrennt ist. Die fünf eingeführten Grundfarben der Aktenhauptgruppen sollten möglichst beibehalten werden.
In besonderen Fällen kann Schriftgut auch ohne Heftung gelocht und lose in den Ordnern aufbewahrt werden (z. B. sogenannte Sammelsachen: Anmeldungen zu Veranstaltungen, Fragebogen o. ä.). Sammlungen dieser Art lassen sich durch alphabetische oder sonstige Register im Ordner untergliedern.
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3. Tagebuch, Vor- und Nebenordner

Nach der neuen Schriftgutordnung wird Schriftgut nicht mehr registriert, sondern nach dem Aktenplan unmittelbar den Sachakten zugeordnet und sofort nach Erledigung abgelegt (vgl. SGO § 6,6). Dies hat folgende wesentliche Vorteile:
3.1
Wegfall des Brieftagebuches
Alle Vorgänge sollen zu jeder Zeit entweder in den Akten sein oder zur Bearbeitung (ggf. mit dem betreffenden Aktenvorgang) vorliegen. Vorgänge, die wiedervorgelegt (erinnert) werden sollen, sind niemals getrennt von den Akten in Wiedervorlagemappen aufzubewahren (vgl. SGO § 6,7). Hält man sich an diese Regel, dann ist jeder Vorgang stets komplett und greifbar.
Es gibt daher keinen praktischen Grund, die Eingangsschreiben in einem Brieftagebuch zu notieren, zumal das Brieftagebuch in der Regel ohnehin nur die eingehenden, nicht aber die ausgehenden Briefe nachweist. Als Auffindehilfe ist das Brieftagebuch also überflüssig. Für statistische Aussagen (Zahl der Geschäftsfälle etc.) ist es zu unvollständig. Die Tagebuchnummer wird künftig durch das Aktenzeichen ersetzt, das als „redende Systemzahl“ sowohl Auskunft über die sachliche Zuordnung und den Sachbetreff als auch über den Ablageort eines Schreibens gibt.
3.2
Portobuch und Tagebuch für durchlaufende Dienstpost
Die Führung eines Portobuches bleibt hiervon unberührt, ebenso die Führung des Tagebuches für die auf dem Dienstweg durchlaufende Dienstpost bei den Bezirken.
3.3
Wegfall von Vor- und Nebenordnern
Durch die Praxis der sofortigen Ablage wird vermieden, dass ein gesuchter Vorgang an zwei oder mehr Stellen sein kann und gesucht werden muss (1. in der Akte, 2. im Vorordner, 3. in der Terminmappe o. ä). Vorordner als technisch-systematische Hilfsmittel, zum Zwecke des Vorsortierens, sind hier nicht gemeint. Nur dürfen diese Ablagehilfsmittel nicht als Aufbewahrungsbehältnisse benutzt werden. Bei zeitnaher (täglicher oder mindestens wöchentlicher) Ablage kann in der Regel sogar auf diese Hilfsmittel verzichtet werden, da sie eigentlich zur Bewältigung großer Ablagemengen gedacht sind.
3.4
Nebenablagen
Es ist nicht statthaft, dienstliches Schriftgut, das nicht unmittelbar in Bearbeitung ist, außerhalb der Registratur in Sonder-, Hand- oder Nebenakten oder auch ungeheftet in Ablagekästen oder Schreibtischen aufzubewahren. Solche Ablagen würden die Ordnung der Schriftgutverwaltung erheblich stören.
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4. Sammlungen, Drucksachen, Rundschreiben, Amtsblätter, Protokolle

Sammlungen, Drucksachen, Rundschreiben, Amtsblätter und Protokolle werden als Sammlung an der Stelle geführt, an der die das Schrifttum herausgebende Institution im Aktenplan genannt ist.
Beispiele:
  1. Rundschreiben der Landeskirche an die Gemeinden als Sammlung gehören in die Akte 124-1.
    Aus diesen Rundschreiben können wichtige Auszüge zu speziellen Sachakten genommen werden, wie etwa: Auszug betreffend Vergütung von Kirchenmusikern kommt in die Akte 243 oder man heftet in diese Akte einen Hinweiszettel auf das Rundschreiben Nr. … vom ...... Az. … .
  2. Das Amtsblatt der Landeskirche wird unter dem Aktenzeichen 124-3 gesammelt. Auszüge oder Hinweise (sogenannte Dokumentationen) aus dem Amtsblatt werden in die einschlägigen Sachakten abgelegt.
  3. Drucksachen und Kleinschrifttum werden in den entsprechenden Sachakten abgelegt. Z. B. „Kirchenmusikalische Nachrichten“ in der Akte 307–11 (Schrifttum über Kirchenmusik).
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5. Reorganisation einer Schriftgutverwaltung

Bei der Neueinrichtung, Neuordnung oder Umstellung einer Schriftgutverwaltung empfiehlt es sich folgendermaßen vorzugehen:
5.1
Wachsende Umstellung
Man bestimmt den Stichtag des Beginns der neuen Ordnung; am besten eignet sich ein Jahresanfang. Sodann wird in der Reihenfolge des Entstehens der Sachvorgänge (Posteingang oder eigene Schreiben) Akte für Akte nach dem neuen Aktenplan angelegt.
Aus den jeweiligs bestehenden Aktenvorgängen alter Ordnung zur gleichen Sache werden die im Sachzusammenhang stehenden Vorgänge, soweit sie zum Verständnis und zur Entscheidung der Sache erforderlich sind, vom Stichtag an übernommen.
Auf der neu entstandenen Akte wird die exakte Bezeichnung lt. Aktenplan, das neue Aktenzeichen und als Hinweis in Klammern die Bezeichnung der älteren Akte, deren Band-Nr., alte Signatur (Aktenzeichen) und Standort verzeichnet. Die älteren Akten werden dann zur ruhenden Registratur (Altablage, Reponie).
Auf den reponierten Akten ist der Hinweis auf die neue Ordnung (neues Aktenzeichen) anzubringen. Damit ist die Brücke zwischen alter und neuer Ordnung geschlagen.
5.2
Gruppenweise Umstellung
Als weitere Möglichkeit bietet sich die systematische Umstellung Hauptgruppe für Hauptgruppe an. Auch hierbei ist darauf zu achten, dass Akten nur für solche Vorgänge angelegt werden, die noch aktuell sind. Die Umstellung von Fall zu Fall (s. 5.1) hat den Vorteil, dass neu auftretende Geschäftsfälle naturgemäß aktuell sind.
5.3
Signatur der Altakten (Reponie)
Der Bestand an Altakten sollte von einem bestimmten Jahrgang an, noch besser vollständig, nach dem neuen Aktenplan (Aktenzeichen) umsigniert werden. Man erhält damit eine deckungsgleiche Ordnung der Altablage mit der laufenden Registratur, was Orientierung und Auffindbarkeit erheblich erleichtert.
5.4
Ordnungsmittel
Über die richtige Wahl der Ordnungsmittel für die laufende Ablage sowie für die Altablage bei Neuanfang gibt Anlage IV4#) Auskunft.
5.5
Aktenbestandsverzeichnis
Über den Altaktenbestand ist ein Verzeichnis zu führen. Es dient einmal zur Sicherung des Aktenbestandes und ermöglicht zum andern einen Überblick über den Gesamtbestand. Das Verzeichnis wird am besten als kleine Kartei (DIN A6, Postkartengröße) nach dem Aktenplan, also in der Reihenfolge der Aktenzeichen, geführt.
Beispiel:
Kirchenrat
Az. 131
Bd.
1: 1946–1947 (A) = Altablage
Bd.
2: 1948–1949 (A) = Altablage
Bd.
3: 1950–1953 (A) = Altablage
Bd.
4: …
Bd.
5: … Bd. 10: in der lfd. Registratur
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6. Alte und neue Aktenzeichen

Aus systematischen Gründen mussten einige Aktenbezeichnungen der EKD-Aktenordnung von 1950 (vgl. SGO § 11) umgruppiert werden. Von dieser Änderung betroffene Akten (s. untenstehende Tabelle) lässt man am besten inhaltlich wie sie sind, gibt ihnen lediglich das neue Aktenzeichen (ggf. auch die neue Aktenbezeichnung) und stellt sie unter diesem Aktenzeichen wieder in die Registratur ein.
Gegenüberstellung der geänderten Aktenzeichen (Konkordanz)
Alte Az.
Neue Az.
Alte Az.
Neue Az.
102
100
422
frei
121
426
Titel geändert
121
431
Titel geändert
122
441
frei
134
120-126
443
frei
146
492
453
frei
147
103
457
frei
161
110-5
462
neuer Titel
162
163
471
frei
188
185-6
473
frei
201
120-126
480-489
frei
203
200
484
493-1
207
341-8
504
frei
221
144
512
511-7
224
238
51300
234
320
513-2
240
210 ff
51301
241
210 ff
5131
513-1
324
121-1
5132
513-5
346
363
517
511
3510
350-2
535
531 ff
3511
351-2
540
frei
3512
351-3
552-559
551 ff
3513
355-3
592
591-1
3520
352-1
3522
352-2
3523
352-3
3524
352-4
3525
352-5
3526
352-6
353
354
354
353
372
158-5
381
380-1
382
380-2

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1 ↑ Der Aktenplan (RS. 14.111) steht nur online zur Verfügung.
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2 ↑ Der Aktenplan (RS. 14.111) steht nur online zur Verfügung.
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3 ↑ Hier nicht abgedruckt
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4 ↑ Hier nicht abgedruckt